Számos vezetői típust megkülönböztet a szakirodalom –
autoriter, demokratikus, stb., akik mind-mind másként viselkednek egy bizonyos
szituációban. Ezt még tovább árnyalja, hogy mint emberek is különböző személyiség-típusokba
tartozunk, ami tovább módosíthatja azt, melyik vezető hogyan reagál helyzetekre,
és azt, hogy végül milyen jellegű vezetési stílust alakít ki.
Mostani témánk azt a problémát közelíti meg gyakorlati szempontból, hogy vajon mit tehetünk akkor, ha úgy érezzük, nem tudjuk, mit vár el tőlünk a főnökünk egy feladat kapcsán. Adott esetben készítettünk egy anyagot, amit főnökünk visszaküld nekünk „megfontolásra” annyi megjegyzéssel, hogy nem jó. Mit tehet ilyenkor az ember lánya?
0. lépés: az azonnali reakcióink kezelése
Ilyen esetekben előfordulhat, hogy az azonnali reakciónk a
leblokkolás, a düh, vagy harag. Úgy érezzük, leforráztak minket, hiszen adott
esetben hosszú órákat töltöttünk azzal, hogy elkészítsük az anyagot, amit most
leminősítettek, pedig mi elégedettek voltunk vele. Megjelenhet bennünk a saját
tudásunk, képességeink megkérdőjelezése is, esetleg máris a következő teljesítmény-értékelésünkön
aggódunk, vagy azon, hogy minden kollégánk megtudja az esetet.
Jobban tesszük, ha önmarcangolás és tépelődés helyett olyan
reakcióval lépünk fel, ami átsegít minket ezen az akadályon. Első feladatunk,
hogy az esetleges dühünket, frusztrációnkat, feszültségünket, sértettségünket
elengedjük. Amikor kicsit megnyugodtunk, fogadjuk el, hogy az anyagot részben
vagy egészben újra kell alkotnunk. Amikor mindkét „kezdeti sokkon” túl vagyunk,
az alábbi módokon kezelhetjük a helyzetet hatékonyan.
1. lehetőség: kérj további információt!
A leghatékonyabb és legcélravezetőbb módja, hogy olyan
anyagot készíts, amely a főnököd szájízének megfelelő, az az, ha közvetlenül
tőle kérsz iránymutatást. Kérd meg, hogy mondja el, mi legyen az anyag
felépítése, célja, illetve van-e bármilyen fontos egyéb követelmény, ami feltétlenül
szerepeljen az anyagban.
Vigyázat! Ne azt kérd tőle, hogy írja meg helyetted az
anyagot, vagy hogy mondja meg, honnan szedd össze a kért információkat! A
hogyan megvalósítása továbbra is a te feladatod lesz. Azonban ha tudod, hogy
egy táblázatra van szükség, vagy egy bő magyarázatokkal ellátott részletes
folyamatleírásra, esetleg csak a főbb konklúziók pontokba foglalt bemutatása szükséges
a főnököd elképzelése alapján, nagyban segít, hogy egy valóban neki tetsző
anyagot produkálj.
Vigyázat 2! Ha a főnököd elmondja, hogy mit szeretne
látni, még véletlenül se készíts helyette mást, táblázat helyett ne kapjon bő folyamatleírást, mert egyrészt nem
fogja értékelni, másrészt, ha megadta a formát, azt önkényesen ne változtassuk
meg!
2. lehetőség: Találd ki!
Vannak olyan vezetők, akik nehezen elérhetők, vagy kérésed
ellenére sem mondják el, hogy mit szeretnének látni az adott átírandó anyagban.
Ilyenkor vedd elő a kreativitásod, és találd ki te magad!
Természetesen itt is több irányból folyamodhatsz
segítségért: gondold át, hogy néztek ki azok az anyagok, amiket korábban
elfogadott a főnököd. Indulj ki azokból, valószínűleg, ha valami hasonlót
produkálsz, most is megnyeri majd a tetszését.
Esetleg, ha van olyan kollégád, aki ismeri főnököd stílusát,
és te is megbízol a véleményében, kérd ki a tanácsát, vajon milyen jellegű
anyaggal lenne a téma kapcsán elégedett a főnököd – hátha ad neked egy vagy
több jó ötletet, tippet, amit használni tudsz majd.
Ha teljesen tanácstalan vagy és belefér az időbe, hogy a
főnököd visszajelzését megvárd, akkor felvázolhatsz neki az anyag tartalma kapcsán
néhány szcenáriót, hogy is tudnád elkészíteni azt. Akár e-mailben, akár egy
gyors megbeszélés keretében, akár telefonon kérheted, segítsen kijelölni,
melyik irányba indulj el.
Ha ezt a megoldást választod, valószínűleg a vezetőd nagyon hálás
lesz neked azért, hogy átgondoltad a lehetséges irányokat, és ő döntheti el a
számára előkészített és átgondolt lehetőségekből, milyen legyen a végső formátum.
Vigyázat! Túl részletesen egyik verziót se dolgozd ki addig,
míg a vezetődtől nem kapod meg a visszajelzést, merre indulj, hogy elkerüld a
további felesleges munkát. Annyira viszont legyenek részletesek a szcenárióid,
hogy a főnököd könnyen és gyorsan el tudja dönteni, hogy melyik lenne számára az
ideális tartalom.
Vigyázat 2! Szcenáriókat csak akkor érdemes vázolni, ha
valóban belefér az időbe, hogy a vezetőd iránymutatást adjon – vedd figyelembe, hogy egyéb feladatai miatt kell némi átfutási idővel számolnod, amíg a válasza
megérkezik. Ha ez veszélyesen közel esne a leadási határidőhöz, akkor nem
feltétlenül ez a legjobb irány, amerre mehetsz.
Vigyázat 3! Csak a kellő bonyolultságú feladatok esetén
érdemes szcenáriók kialakításával foglalkoznod – vigyázz, hogy a viszonylag
egyszerű feladatot ne bonyolítsd túl te magad!
3. lépés – konklúzió
Elérkeztünk a legfontosabb lépéshez a folyamatban – a konklúziók
levonásához! Ebből a pontból tanulhatsz a legtöbbet, és építheted magadat a
jövőben, emiatt soha ne hagyd el! Legjobb, ha megvárod ezzel, amíg a főnököd
visszajelez az anyagod kapcsán, és már elfogadja azt.
Ilyenkor menj vissza a
folyamat legelejére: mit mondtak el neked a feladat kapcsán? Milyen kérdéseket
tettél fel? Mi az, ami hiányzott az első anyagodból, amit visszaküldtek? Hogy
tudtad ezt megoldani? Majd amikor ezek megvannak, nézd meg, mit kellett volna
tudnod rögtön a feladat kiadásakor annak érdekében, hogy egyből azt az anyagot készítsd
el, amit végül elfogadtak? Mi az, amit te kérdezhettél volna rögtön az elején,
hogy azonnal a kívánt irányba indulj el?
Fontos tudnunk, hogy mindannyian követünk el hibákat,
mindenkinek adta már vissza legalább egyszer a főnöke az elkészített anyagot
átírásra, és sokak számára okozott ez kellemetlen pillanatokat. Azonban az, hogy
hogyan kezelünk egy-egy ilyen „kudarchelyzetet”, nagyban befolyásolhatja a
rólunk munkahelyen kialakított képet, illetve a tanulságok levonásával
elősegíthetjük, hogy minél kevesebbszer kerüljünk ilyen jellegű helyzetbe.
